Rechnungen drucken und versenden

Entlasten Sie Ihre Buchhaltung mit automatisiertem externen Rechnungsversand

Rechnungen drucken und versenden: Nervtötende Routine

Manche Rechnungsempfänger sind besser mit einer ausgedruckten Rechnung als mit einer E-Mail zu erreichen. Doch der monatliche Rechnungsversand auf Papier kann ein nervtötender Prozess sein.

  • Alle Schreiben müsssen in eine PDF-Datei transferiert werden.
  • Im ungünstigsten Moment ist der Toner alle.
  • Das Eintüten in die Umschläge dauert ewig.
  • Und dann noch der lästige Weg zum Briefkasten. Puh …

Eine Stoppuhr kann Ihnen zeigen, wieviel wertvolle Arbeitszeit schon bei 100 Rechnungen vergeudet wird. Effiziente Abläufe sehen anders aus. Gegen diese Stressmomente gibt es eine einfache Lösung: Auslagerung!
Outsourcen Sie Verarbeitung und Ausdrucken der Rechnungen an einen professionellen Dienstleister.

Lebensenergie sparen in sechs Schritten:
So funktioniert das Outsourcing an einen spezialisierten Lettershop

  1. Am Tag der Rechnungsstellung Daten werden die Dokumente im Unternehmen gesammelt.
  2. Gesicherte Datenübertragung per SFTP
  3. Rechnungsverarbeitung beim Dienstleister: Sortierung nach Empfänger, Format der Briefumschläge sowie nach Portoklassen
  4. Rechnungsdruck: Die Papierrechnungen werden sortiert gedruckt.
  5. Anschließend erfolgt das maschinelle kuvertieren der Mailings.
  6. Der Lettershop übergibt die Briefe an die Deutsche Post.
  7. Sie sind neugierig geworden! Hier geht´s direkt zur Anfrage!

Rechnungen extern drucken und versenden – häufige Fragen

Abrechnungsmodelle beim externen Rechnungsversand 

Meist beruht die Berechnung auf Kombination aus Datenverarbeitungskosten mit Spezialsoftware sowie den Kosten für Material (Papier, Umschläge) und Dienstleistungen (Digitaldruck, Kuvertierung).  

Wie ist das mit dem Datenschutz

Selbstverständlich arbeiten wir auf Basis einer vor der Auftragserteilung bereitgestellten Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung. Die unterzeichnete Vereinbarung benötigen Sie als Auftraggeber. Für uns als Lettershop-Dienstleister sind hier alle datenschutzrelevanten Verfahren festgeschrieben. Damit garantieren wir Ihnen die Einhaltung der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Gedruckte Rechnungen verschicken – ist das in der E-Mail-Ära noch zeitgemäß?

In manchen Branchen legen Rechnungsempfänger aus verschiedenen Gründen immer noch Wert auf eine Rechnung in Papierform. Das ist zwar nicht der letzte Stand der Digitalisierung. Aber trotzdem ist es ine Realität, der sich Unternehmen stellen müssen. Daher kann es durchaus sinnvoll sein, Rechnungen noch auf Papier zu drucken und als Brief zu versenden. 

Die Nachteile der E-Mail-Rechnung

Die Kehrseite des eigentlich fortschrittlichen Rechnungsversandes per Mail ist der höhere Mahnaufwand. Oft landen E-Mail-Rechnungen im Spamordner oder werden versehentlich gelöscht. Und schon müssen Sie Ihre Kunden mahnen,. Das ist für Sie teuer und für den Kunden oft ärgerlich.

Abrechnungsmodelle beim externen Rechnungsversand 

Meist beruht die Berechnung auf Kombination aus Datenverarbeitungskosten mit Spezialsoftware sowie den Kosten für Material (Papier, Umschläge) und Dienstleistungen (Digitaldruck, Kuvertierung).  Die Kostenberechnung erfolgt stückgenau.

Bieten Sie auch eine Überwachung der Zahlungen und ein Mahnwesen an?

Hier müssen wir leider passen. Wir sind als Lettershop direkt auf den Druck und den Versand Ihrer Rechnungen spezialisiert. 

Muss beim Rechnungsversand wirklich das volle Porto bezahlt werden?

Ja und neuín. Standardmäßig ist das volle Porto beim Versand von Rechnung fällig, der Versand als günstige Dialogpost ist leider durch die Bundesnetzagentur unterbunden worden. Trotzdem gibt es über die sogenannte Konsolidierung Möglichkeiten, die Rechnungen günstige als zum Standardport zu versenden. Fragen Sie uns!